Esihenkilöt ja ylläpito

Ensimmäiset askeleet oston jälkeen

Kutsusta ensimmäiseen kirjautumiseen, esihenkilönäkymään ja tiimin kutsumiseen. Esihenkilölle.

Tämä ohje on sinulle, joka tilasit Cyberactin ja otat sen käyttöön organisaatiossasi. Sivun lopussa on tarkistuslista, jonka avulla kaikki on valmista noin vartissa.

1. Kutsu tulee sähköpostiin

Tilauksen jälkeen saat sähköpostiisi viestin, jonka otsikko on Sinut on kutsuttu Cyberactiin. Lähettäjä on Cyberact (support@cyberact.io). Viestissä kerrotaan roolisi, joka on Esihenkilö.

Kutsulinkki on voimassa 7 päivää, ja se kelpaa kerran. Linkki ei yksin kirjaa sinua sisään, vaan kirjautumiskoodi lähetetään erikseen.

Jos kutsua ei näy, katso Kirjautumiskoodi ei tule. Samat neuvot auttavat myös kutsun kanssa.

2. Kirjaudu sähköpostikoodilla

1. Avaa kutsun linkki. Näet sivun Tervetuloa Cyberactiin.
2. Paina Lähetä kirjautumiskoodi.
3. Sähköpostiisi tulee viesti Cyberact-kirjautumiskoodisi. Kirjoita kuusinumeroinen koodi kenttään Kuusinumeroinen koodi ja paina Kirjaudu.

Koodi on voimassa 10 minuuttia ja kelpaa kerran. Salasanaa ei ole.

Seuraavilla kerroilla mene osoitteeseen app.cyberact.io, kirjoita Työsähköposti ja paina Lähetä koodi.

3. Ensimmäinen käynti

Ensimmäisellä kirjautumisella Cyberact aloittaa perehdytyksellä. Se kestää pari minuuttia: näet, miten oppitunnit toimivat, ja valitset samalla muutaman asetuksen, kuten kielen ja sen, haluatko näkyä tulostaulussa. Asetuksia voit muuttaa myöhemmin profiilissasi.

Perehdytyksen jälkeen avaa valikosta Profiili. Kohdassa Tili on kaksi painiketta:

• Avaa esihenkilönäkymä: koko organisaatiosi eteneminen. Sivut ovat Yleiskuva, Vaatimustenmukaisuus, Henkilöstö, Osastot, Johdon yhteenveto, Oppitunnit, Tulostaulut ja Asetukset. Katso Esihenkilönäkymä.
• Käyttäjät ja oikeudet: täällä lisäät ja kutsut käyttäjiä, vaihdat rooleja ja poistat käytöstä ne, jotka eivät enää tarvitse pääsyä.

Esihenkilönäkymän luvut ovat aluksi tyhjiä. Ne täydentyvät sitä mukaa kuin henkilöstö suorittaa oppitunteja.

4. Kutsu tiimisi

Avaa Käyttäjät ja oikeudet. Sivun yläosassa näet, montako käyttäjää on mukana. Maksullisissa yrityspaketeissa käyttäjiä voi olla rajattomasti, joten voit kutsua koko henkilöstön.

Tiimin voi kutsua kolmella tavalla.

Yksi kerrallaan

Kohdassa Lisää käyttäjä kirjoita työsähköposti, nimi (vapaaehtoinen) ja valitse rooli: Oppija tai Esihenkilö. Jätä valituksi Lähetä kutsulinkki sähköpostilla ja paina Lisää käyttäjä.

Sähköpostilistana

Kohdassa Lisää useita käyttäjiä liitä lista osoitteita, esimerkiksi viestin vastaanottajat tai sarake taulukosta. Osoitteet voi erottaa rivinvaihdoilla, pilkuilla, puolipisteillä tai välilyönneillä, ja myös muoto Nimi <osoite> käy. Valitse Rooli kaikille ja paina Esikatsele. Näet, mitä kullekin osoitteelle tapahtuu, eikä mitään tallenneta ennen kuin vahvistat. Listassa voi olla enintään 500 osoitetta.

CSV-tiedostosta

Kohdassa Tuo käyttäjät CSV-tiedostosta voit ladata valmiin mallin painikkeella Lataa mallitiedosto. Tiedostossa on sarakkeet email, name, role ja department. Rooli ja osasto ovat vapaaehtoisia, ja roolin oletus on oppija. Tallenna tiedosto UTF-8-muodossa, Excelissä muodossa CSV UTF-8 (pilkuin erotettu). Valitse tiedosto ja paina Esikatsele, tarkista rivit ja vahvista. Tiedostossa voi olla enintään 500 riviä.

Kun kutsut on lähetetty

Kutsut lähtevät 25 viestin erissä. Jos kutsuja odottaa vielä lähetystä, kohdassa Kutsut on painike Lähetä seuraavat 25.

Kohdassa Kutsut näet myös, mitkä kutsut ovat vielä voimassa. Voit lähettää kutsun uudelleen (Lähetä uudelleen) tai perua sen (Peru kutsu). Uudelleen lähetetty kutsu saa uuden linkin, ja vanha lakkaa toimimasta.

5. Mitä tiimisi näkee

Jokainen kutsuttu saa oman kutsunsa sähköpostiin ja kirjautuu samalla tavalla kuin sinä: kutsun linkki, Lähetä kirjautumiskoodi ja koodi sähköpostista. Kutsuttu muuttuu aktiiviseksi ensimmäisellä kirjautumisella.

Ensimmäisellä kerralla oppija käy saman perehdytyksen kuin sinä. Sen jälkeen sovelluksen valikossa on neljä kohtaa: Opi (polut ja oppitunnit), Päivä (päivän kysely), Sijat (tulostaulu) ja Profiili.

Oppija näkee vain oman edistymisensä. Esihenkilö näkee lisäksi koko organisaation esihenkilönäkymässä.

Kerro tiimillesi etukäteen, että kutsu tulee osoitteesta support@cyberact.io. Silloin sitä ei luulla huijaukseksi, ja sen osaa etsiä roskapostista.

Valmis 15 minuutissa

• Avaa kutsu ja kirjaudu sähköpostikoodilla.
• Käy perehdytys.
• Avaa profiilista Avaa esihenkilönäkymä ja katso, mitä siellä on.
• Avaa Käyttäjät ja oikeudet ja tarkista, ketkä ovat jo mukana.
• Lisää toinen esihenkilö.
• Kerro tiimille, että kutsu tulee osoitteesta support@cyberact.io.
• Kutsu tiimi yksitellen, listana tai CSV-tiedostosta.
• Tarkista kohdasta Kutsut, että kaikki kutsut lähtivät.