Esihenkilöt ja ylläpito

Käyttäjien kutsuminen ja paikat

Näin lisäät ja kutsut ihmisiä yksitellen, listana tai CSV-tiedostosta, lähetät kutsun uudelleen ja poistat käyttäjän.

Käyttäjiä hallitaan Käyttäjät ja oikeudet -sivulla. Avaa se sovelluksen Profiili-sivulta kohdasta Tili. Sivu näkyy esihenkilöille, ja se kuuluu kaikkiin maksullisiin yrityspaketteihin. Ilmaisversiossa käyttäjien hallintaa ei ole.

Rajattomasti käyttäjiä

Maksullisissa yrityspaketeissa hinta on kiinteä organisaatiota kohden, ja käyttäjiä voi olla rajattomasti. Voit kutsua koko henkilöstön, eikä mitään tarvitse ostaa lisää.

Sivun yläosassa on luku Paikat käytössä. Paikan vievät aktiiviset ja kutsutut käyttäjät. Käytöstä poistetut eivät vie paikkaa. Linkki Näytä paikan vievät rajaa listan juuri heihin.

• Kun organisaatiollasi ei ole paikkarajaa, luvun alla lukee ei paikkarajaa.
• Jos organisaatiollesi on sovittu paikkaraja, luku näkyy muodossa käytössä / paikkoja. Kun kaikki paikat ovat käytössä, uutta käyttäjää ei voi lisätä eikä kutsua, ennen kuin poistat jonkun käytöstä tai perut kutsun.

Kutsu yksi kerrallaan

1. Kirjoita kohtaan Lisää käyttäjä henkilön työsähköposti. Nimi on vapaaehtoinen.
2. Valitse rooli: Oppija tai Esihenkilö. Roolien erot kerrotaan ohjeessa Roolit ja oikeudet. Esihenkilöt kuuluvat paketteihin Alusta + esihenkilönäkymä + auditointi ja Enterprise. Alusta-paketissa ainoa esihenkilö on pääkäyttäjä, joten muut kutsutaan oppijoina.
3. Jätä valituksi Lähetä kutsulinkki sähköpostilla ja paina Lisää käyttäjä.

Jos poistat valinnan Lähetä kutsulinkki sähköpostilla, käyttäjä on heti aktiivinen, eikä hänelle lähetetä viestiä. Kerro hänelle silloin itse, että hän kirjautuu osoitteessa app.cyberact.io omalla työsähköpostillaan.

Kutsu monta kerralla

Sähköpostilistana

Liitä kohtaan Lisää useita käyttäjiä lista osoitteita, esimerkiksi viestin vastaanottajat tai sarake taulukosta.

• Osoitteet voi erottaa rivinvaihdoilla, pilkuilla, puolipisteillä tai välilyönneillä.
• Myös muoto Nimi <osoite> käy, ja nimi tallentuu.
• Kaikki saavat saman roolin (Rooli kaikille) ja halutessasi saman osaston (Osasto kaikille).
• Listassa voi olla enintään 500 osoitetta.

Paina Esikatsele. Näet, mitä kullekin osoitteelle tapahtuu, eikä mitään tallenneta ennen kuin vahvistat.

CSV-tiedostosta

Kohdassa Tuo käyttäjät CSV-tiedostosta saat pohjan painikkeella Lataa mallitiedosto.

• Sarakkeet ovat email, name, role ja department.
• Rooli on vapaaehtoinen, ja oletus on oppija. Rooliksi käy learner tai manager, myös oppija tai esihenkilö. Alusta-paketissa esihenkilöriviä ei tuoda, ja esikatselu kertoo syyn.
• Osasto on vapaaehtoinen. Puuttuva osasto luodaan, ja jo organisaatiossa oleva henkilö siirretään tiedoston osastoon.
• Erottimeksi käy pilkku tai puolipiste. Tallenna tiedosto UTF-8-muodossa, Excelissä muodossa CSV UTF-8 (pilkuin erotettu).
• Tiedostossa voi olla enintään 500 riviä, ja sen koko voi olla enintään 256 kt.

Valitse tiedosto ja paina Esikatsele. Tiedostoa ei säilytetä.

Mitä esikatselu kertoo

Esikatselu näyttää jokaisen rivin kohtalon:

Kun kaikki näyttää oikealta, vahvista tuonti.

Kun kutsu on lähetetty

Kutsut lähtevät 25 viestin erissä. Jos kutsuja odottaa vielä lähetystä, kohdassa Kutsut on painike Lähetä seuraavat 25.

Kutsuviesti tulee osoitteesta support@cyberact.io, ja sen otsikko on Sinut on kutsuttu Cyberactiin. Kutsuttu avaa linkin, painaa Lähetä kirjautumiskoodi ja kirjautuu sähköpostiin tulevalla koodilla. Ensimmäinen kirjautuminen hyväksyy kutsun, ja henkilö muuttuu aktiiviseksi.

Kutsu on voimassa 7 päivää

Kutsulinkki on voimassa 7 päivää lähetyksestä, ja se kelpaa kerran. Kohdassa Kutsut näet jokaisesta avoimesta kutsusta, milloin se lähetettiin ja milloin se vanhenee, sekä sen tilan: Voimassa, Vanhentunut tai Odottaa lähetystä.

• Lähetä uudelleen lähettää uuden linkin. Vanha linkki lakkaa toimimasta.
• Peru kutsu kysyy ensin vahvistuksen. Sen jälkeen linkki lakkaa toimimasta, henkilö poistuu käyttäjälistasta ja paikka vapautuu. Voit kutsua hänet myöhemmin uudelleen.

Kutsutun henkilön roolia tai tilaa ei voi muuttaa. Peru kutsu ja kutsu hänet uudelleen, tai odota, että hän kirjautuu.

Kun henkilöllä on jo Cyberact-tili

Voit kutsua myös henkilön, jolla on jo Cyberact-tili toisessa organisaatiossa, esimerkiksi oma tili tai edellisen työnantajan tili. Kutsu hänet yksitellen kohdassa Lisää käyttäjä. Listassa ja CSV-tiedostossa tällainen osoite näkyy tilassa Ei voi lisätä.

Kutsun sivulla henkilölle kerrotaan, että hänen oppimishistoriansa siirtyy hänen mukanaan. Mitään ei siirry, ennen kuin hän hyväksyy kutsun ja kirjautuu koodilla. Silloin hänen suorituksensa, vastauksensa, muistipankkinsa, xp:nsä, putkensa ja saavutuksensa siirtyvät teidän organisaatioonne. Organisaatio, josta hän lähtee, ei sen jälkeen näe hänen edistymistään, eikä sille jää siitä kopiota.

Avoin kutsu vie paikan samalla tavalla kuin muutkin kutsut.

Käyttäjän poistaminen

Käyttäjälistan toiminnoissa on kaksi tapaa poistaa pääsy.

Poista käytöstä estää kirjautumisen, ja henkilön avoin istunto päättyy. Hänen edistymisensä säilyy organisaatiolla koulutuksen näyttönä, ja paikka vapautuu. Hänet voi myöhemmin ottaa uudelleen käyttöön painikkeella Ota käyttöön.

Poista poistaa henkilön ja kaikki hänen tietonsa pysyvästi: käyttäjätilin, suoritukset, vastaukset, muistipankin, päivän kyselyt ja profiilin. Oikeuslokissa hänen sähköpostiosoitteensa korvataan tunnisteella. Varmuuskopioissa tiedot säilyvät vielä enintään 14 päivää. Samaa poistoa voi käyttää myös esihenkilönäkymän Henkilöstö-sivulla.

Et voi poistaa itseäsi etkä muuttaa omaa rooliasi tai tilaasi. Organisaation ainoaa aktiivista esihenkilöä ei voi poistaa.

Liittyvät ohjeet

• Ensimmäiset askeleet oston jälkeen
• Roolit ja oikeudet
• Kirjautumiskoodi ei tule