IT ja tietosuoja

Tietosuoja ja tietojen käsittely

Mitä tietoja Cyberact tallentaa, kuka ne näkee, kuinka kauan niitä säilytetään ja miten ne viedään ja poistetaan.

Tämä ohje kertoo, mitä tietoja Cyberact käsittelee ja miten. Virallinen kuvaus on tietosuojaselosteessa. Miten tiedot suojataan, kerrotaan ohjeessa Tietoturva ja tietojen käsittely.

Mitä tietoja tallennetaan

Käyttäjätili: sähköpostiosoite, nimi (jos se on annettu), organisaatio, osasto, rooli ja tila sekä tilin luontiaika ja viimeisimmän kirjautumisen aika.

Edistyminen: suoritetut oppitunnit tuloksineen ja päivämäärineen, vastaukset kysymyksiin (oikein tai väärin, vastausaika ja päivä), muistipankin kertaustiedot, päivän kyselyjen tulokset sekä profiili, jossa ovat esimerkiksi xp, putki, jäädytykset ja asetukset.

Kutsut: kenelle kutsu on lähetetty, millä roolilla, kuka sen lähetti ja milloin se on lähetetty, hyväksytty tai peruttu.

Oikeusloki: kirjautumiset, epäonnistuneet kirjautumiset, koodipyynnöt, kutsut ja oikeusmuutokset. Jokaisesta tapahtumasta kirjataan aika, tapahtuma, tekijän ja kohteen sähköpostiosoite sekä IP-osoitteen avainnettu tiiviste.

Päivän kyselyn muistutus, jos käyttäjä ottaa sen käyttöön: selaimen ilmoituspalvelun osoite ja avaimet, muistutuksen kellonaika, aikavyöhyke ja kieli.

Esihenkilönäkymän yhteenvedot: organisaation koostetut luvut ja niistä kirjoitetut yhteenvedot. Niissä ei ole nimiä, sähköpostiosoitteita eikä käyttäjätunnisteita.

Salasanoja ei ole. Kirjautumiskoodista tallennetaan vain avainnettu tiiviste, ja koodi on voimassa 10 minuuttia. IP-osoitetta ei tallenneta sellaisenaan, vaan vain avainnettuna tiivisteenä.

Mitä selaimeen jää

Sovellus pitää edistymisestä kopion myös käyttäjän selaimessa, jotta se toimii hetkellisesti ilman verkkoyhteyttä. Ilman yhteyttä tehdyt vastaukset odottavat selaimessa ja lähtevät palvelimelle, kun yhteys palaa.

Uloskirjautuminen tyhjentää selaimen välimuistin. Kun kaikki on lähetetty palvelimelle, se tyhjentää myös sovelluksen tallennustilan. Muuten tallennustila jää, jotta lähettämättömät vastaukset eivät katoa.

Cyberact ei käytä analytiikkaa, seurantaa eikä mainontaa, eikä se lataa mitään kolmansilta osapuolilta. Palvelu käyttää yhtä evästettä: istuntoevästettä, joka pitää käyttäjän kirjautuneena.

Kuka näkee tiedot

• Oppija näkee oman edistymisensä.
• Esihenkilö näkee oman organisaationsa henkilöt ja heidän edistymisensä esihenkilönäkymässä sekä organisaation oikeuslokin. Muiden organisaatioiden tietoja hän ei näe.
• Tulostaululla näkyvät vain ne, jotka ovat itse liittyneet sille, ja vain oman organisaation sisällä. Tulostaululla ei näytetä sähköpostiosoitteita.
• Cyberactin ylläpitäjät näkevät kaikki organisaatiot, jotta voivat ylläpitää palvelua ja auttaa asiakkaita.

Missä tiedot ovat

Tiedot ovat Cyberactin palvelimella Hostingerilla, verkkojuuren ulkopuolella olevassa tietokannassa. Palvelin on Hostingerin konesalissa Saksassa, joten tiedot säilytetään EU:ssa. Organisaation käyttäjien tietoja Cyberact käsittelee organisaation puolesta tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Sopimus on osa organisaatioasiakkaan käyttöehtoja, ja sen liitteessä 2 on lueteltu alikäsittelijät: Hostinger, Stripe ja Anthropic.

Kirjautumiskoodit, kutsut ja muistutukset lähetetään Hostingerin sähköpostipalvelimen kautta.

Tekoälyyhteenveto

Esihenkilönäkymän yhteenvedon voi kirjoittaa kielimalli. Kun tekoäly on käytössä, organisaation koostetut luvut lähetetään Anthropicin kielimallille. Koosteessa ei ole nimiä, sähköpostiosoitteita, käyttäjätunnisteita eikä oppijoiden kirjoittamaa tekstiä, ja alle viiden hengen ryhmät yhdistetään. Kun tekoäly ei ole käytössä, yhteenveto kootaan samoista luvuista kiinteillä säännöillä, eikä mitään lähetetä.

Tekoäly on organisaatioilla oletuksena käytössä, henkilökohtaisilla tileillä ei. Organisaatiosi esihenkilö voi pyytää kytkemään sen pois kirjoittamalla osoitteeseen support@cyberact.io. Pyyntö käsitellään muutospyyntönä: Cyberactin tuki kytkee tekoälyn pois vain organisaatioltasi, ja muutos kirjataan organisaation oikeuslokiin. Sen jälkeen yhteenvedot kootaan kiinteillä säännöillä, eikä organisaatiosi lukuja lähetetä kielimallille. Tekoälyn saa samalla tavalla takaisin käyttöön.

Kuinka kauan tietoja säilytetään

Tietokannasta otetaan varmuuskopio joka päivä. Poistettu tieto häviää varmuuskopioista viimeistään 14 päivän kuluttua.

Tietojen vienti

Yhden henkilön tiedot: esihenkilö voi viedä organisaationsa henkilön kaikki tiedot yhtenä JSON-tiedostona Käyttäjät ja oikeudet -sivun painikkeella Vie tiedot, esimerkiksi tietosuojapyyntöä varten.

Koko organisaation tiedot: kun käyttöoikeus on päättynyt, Käyttäjät ja oikeudet -sivulla on kohta Organisaation tiedot, josta voit viedä kaiken yhtenä JSON-tiedostona. Katso Tilauksen peruminen.

Koulutuksen näyttö: koulutusloki ja muut CSV-viennit ovat esihenkilönäkymässä. Katso Näyttö auditoijalle.

Jokainen vienti kirjataan oikeuslokiin.

Tietojen poistaminen

Yksi henkilö: esihenkilö poistaa henkilön ja kaikki hänen tietonsa painikkeella Poista. Oikeuslokissa henkilön sähköpostiosoite korvataan tunnisteella. Varmuuskopioissa tiedot säilyvät vielä enintään 14 päivää.

Koko organisaatio: tiedot poistetaan säilytysajan päätyttyä. Jos haluat, että ne poistetaan aiemmin, kirjoita osoitteeseen support@cyberact.io.

Rekisteröidyn oikeudet

Jos haluat nähdä omat tietosi tai pyytää niiden oikaisua tai poistamista, ota yhteyttä organisaatiosi esihenkilöön tai kirjoita osoitteeseen support@cyberact.io siitä sähköpostiosoitteesta, jota pyyntö koskee. Oikeutesi on lueteltu tietosuojaselosteessa.

Liittyvät ohjeet

• Tietoturva ja tietojen käsittely
• IT-ylläpitäjälle
• Tilauksen peruminen
• Roolit ja oikeudet