Esihenkilöt ja ylläpito
Esihenkilönäkymä
Mitä esihenkilönäkymän sivuilla on, mitä värit tarkoittavat ja miten teet tekoälyyhteenvedon ja PDF-raportin.
Esihenkilönäkymässä näet, miten koko organisaatiosi etenee koulutuksessa. Se kuuluu pakettiin Alusta + esihenkilönäkymä + auditointi sekä Enterprise-pakettiin. Avaa se sovelluksen Profiili-sivulta painikkeella Avaa esihenkilönäkymä. Sen näkevät vain esihenkilöt.
Luvut tulevat organisaatiosi omista, palvelimelle kirjatuista suorituksista. Niitä ei verrata muihin organisaatioihin. Aluksi näkymä on tyhjä, ja se täydentyy sitä mukaa kuin henkilöstö suorittaa oppitunteja. Mitään ei tarvitse asettaa erikseen.
Sivut
| Sivu | Mitä siellä on |
|---|---|
| Yleiskuva | Tärkeimmät luvut, aktiivisuus, väärien vastausten osuus, osioiden suoritusaste ja lista henkilöistä, jotka vaativat huomiota. |
| Vaatimustenmukaisuus | Tilanne vaatimuksittain, valmius, näytön viennit, yhteenveto johdolle ja tulostettava raportti. |
| Henkilöstö | Jokainen henkilö lukuineen, haku ja suodattimet, muistutus passiivisille, CSV-vienti ja henkilön poisto. |
| Osastot | Osastomatriisi ja kunkin osaston henkilöt. |
| Johdon yhteenveto | Missä kukin johdon jäsen on johdon polulla ja milloin hän on suorittanut oppitunnit. |
| Oppitunnit | Koko sisältö ja se, miten kukin osio on otettu vastaan. |
| Tulostaulut | Tulostaululle liittyneet henkilöt pisteineen. |
| Asetukset | Organisaation nimi, sopimus ja paikat. |
Käyttäjiä ja osastoja hallitaan Käyttäjät ja oikeudet -sivulla. Katso Käyttäjien kutsuminen ja paikat.
Mitä värit tarkoittavat
Jokaisen värillisen luvun vieressä on myös kuvake ja sana, joten tila näkyy mustavalkotulosteessakin.
| Väri | Sana | Milloin |
|---|---|---|
| Vihreä | Hyvällä tasolla | Luku on vähintään 85 % tavoitteesta. |
| Oranssikeltainen | Seurattava | Luku on 60–84 % tavoitteesta. |
| Punainen | Vaatii toimia | Luku on alle 60 % tavoitteesta. |
| Harmaa | Ei tietoa | Lukua ei vielä ole. |
Kun luvulla ei ole omaa tavoitetta, sitä verrataan sataan: 85 tai yli on vihreä, 60–84 oranssikeltainen ja alle 60 punainen. Luvuissa, joissa pienempi on parempi, kuten riskissä, asteikko on käännetty. Harmaa ei koskaan tarkoita huonoa, vaan sitä, ettei lukua voi vielä laskea.
Tärkeimmät luvut
- Auditointivalmius: kuinka suuri osa henkilöstöstä on ajan tasalla vaatimuksiin kytketyissä kontrolleissa.
- Muistamisella painotettu riski: pienempi on parempi. Riski painottaa sitä, mitä ihmiset yhä muistavat, eikä pelkkiä suorituksia.
- Aktiivisia tällä viikolla: kuinka moni on tehnyt jotain viimeisen viikon aikana.
- Kyselyjen keskiarvo: oppituntien kyselyjen tulos suoritetuista oppitunneista.
Henkilö on vaatimuksen osalta ajan tasalla, kun hän on tehnyt vähintään 80 % siihen kytketyistä oppitunneista.
Valmius lasketaan näin: suoritus 35 %, kyselyjen laatu 25 % ja muistaminen 40 %. Muistaminen painaa eniten, koska se kertoo, mitä on jäänyt mieleen viikkoja oppitunnin jälkeen. Jos jotakin osaa ei vielä ole kenelläkään, se jätetään pois, ja muut kantavat sen painon.
Osastot ja osastomatriisi
Kun olet luonut osastot Käyttäjät ja oikeudet -sivulla tai tuonut ne CSV-tiedoston department-sarakkeessa, Osastot-sivulla näkyy osastomatriisi. Siinä on rivi osastoa kohden, ja sarakkeiksi voit valita Vaatimukset tai Osaamisalueet.
- Vaatimukset: solu kertoo, kuinka suuri osa osaston henkilöistä on ajan tasalla vaatimuksessa.
- Osaamisalueet: solussa osaamisalueen oppituntien suoritukset painavat 60 % ja muistissa pysyminen 40 %.
Avaa osaston rivi, niin näet sen henkilöt, heidän oppituntinsa ja milloin he olivat viimeksi aktiivisia.
Henkilöstö- ja Vaatimustenmukaisuus-sivuilla voit rajata luvut yhteen osastoon. Tekoälyyhteenveto ja tulostettava raportti koskevat silti aina koko organisaatiota.
Henkilöitä voi siirtää osastosta toiseen Henkilöstö-sivulla: valitse henkilöt, valitse Siirrä osastoon ja paina Siirrä.
Johdon yhteenveto
Johdon yhteenveto -sivu näyttää, missä kukin johdon jäsen on johdon polulla. Ota se käyttöön merkitsemällä Käyttäjät ja oikeudet -sivulla johdon osasto painikkeella Merkitse johdoksi. Johdoksi voi merkitä yhden osaston, ja se voi koostua pelkästä johdosta, esimerkiksi hallituksesta ja toimitusjohtajasta.
Sivulla kerrotaan, mitä kyberturvallisuuslain 10 § ja tekoälysäädöksen 4 artikla edellyttävät johdolta. Jokaisen jäsenen kohdalla näkyy eteneminen vaatimuksittain ja päivätyt suoritukset. Päivätyt suoritukset ovat näyttöä, joka tukee johdon perehtyneisyyden osoittamista. Yksinään ne eivät osoita, että vaatimus täyttyy. Lisää aiheesta ohjeessa Näyttö auditoijalle.
Sivun voi tulostaa tai tallentaa PDF:ksi painikkeella Tulosta / tallenna PDF:ksi.
Muistuta passiivisia
Henkilöstö-sivun painike Muistuta passiivisia lähettää lyhyen sähköpostimuistutuksen oppijoille, jotka eivät ole käyttäneet Cyberactia 30 päivään. Ennen lähetystä näet, kuinka monelle viesti lähtee, sekä viestin aiheen ja tekstin.
- Viesti on suomeksi ja englanniksi, ja se tulee osoitteesta support@cyberact.io.
- Esihenkilöt, käytöstä poistetut ja kutsutut eivät saa muistutusta.
- Kukaan ei saa muistutusta useammin kuin kerran vuorokaudessa.
- Organisaatio voi lähettää enintään 200 muistutusta vuorokaudessa.
Tekoälyyhteenveto
Vaatimustenmukaisuus-sivulla on kortti Yhteenveto johdolle. Siinä on lyhyt sanallinen yhteenveto organisaatiosi tilanteesta ja ne luvut, joista se on kirjoitettu. Sama yhteenveto näkyy Yleiskuva-sivulla, kun sellainen on.
- Viikkoyhteenveto kirjoitetaan joka maanantai klo 5.30 edellisestä viikosta.
- Tilattu yhteenveto: painikkeella Luo yhteenveto saat uuden yhteenvedon heti raportin kielellä. Painikkeen vieressä näkyy, montako yhteenvetoa voit vielä tilata tänään. Jos luvut eivät ole muuttuneet edellisen yhteenvedon jälkeen, saat sen, eikä tilaus kuluta päivän määrää.
Yhteenveto kirjoitetaan organisaation koostetuista luvuista. Niissä ei ole nimiä, sähköpostiosoitteita eikä käyttäjätunnisteita, ja alle viiden hengen ryhmät yhdistetään. Yhteenvedossa lukee, kuka sen kirjoitti: tekoälyn kirjoittama tai lukujen pohjalta koottu. Jälkimmäinen on koottu kiinteillä säännöillä ilman tekoälyä, esimerkiksi silloin, kun tekoäly ei ole käytössä organisaatiollasi. Tekoälyn voi kytkeä pois organisaatioltasi muutospyynnöllä osoitteeseen support@cyberact.io, katso Tietosuoja ja tietojen käsittely.
Viikkoyhteenveto ei tule sähköpostiin. Se on aina esihenkilönäkymässä.
PDF-raportti johdolle
Vaatimustenmukaisuus-sivun painike Yhteenveto johdolle avaa selaimen tulostusikkunan. Siitä saat tulostettavan raportin: tiivistelmän, avainluvut, kuuden viikon kehityksen, tilanteen vaatimuksittain, osaamisen osastoittain, kustannuksen ja takaisinmaksun (ei ennustettua tuottoa) sekä suositukset seuraavaksi. Jos olet luonut osastot, raportissa ovat myös vaatimukset osastoittain ja johdon jäsenet. Tallenna se PDF:ksi valitsemalla tulostimeksi PDF-tallennus.
Raporttiin tulee viikon tekoälyyhteenveto. Raportin lopussa kerrotaan, miten luvut on laskettu.
Näytön viennit
Vaatimustenmukaisuus-sivulla voit ladata Koulutusloki (CSV), Näyttöpaketti (CSV) ja Palvelimen loki (CSV), ja Henkilöstö-sivulla Vie CSV. Mitä kukin sisältää ja mitä se todistaa, kerrotaan ohjeessa Näyttö auditoijalle.